Assistente de Representação

TERMO DE REFERÊNCIA

 

Posição

Assistente de Representação

Modalidade e nível contratual

Service Contract – SB 4/2

Salário mensal

BRL 10.591,02¹

Duração do contrato

6 meses (com possibilidade de extensão, a depender de disponibilidade de fundos e avaliação de performance)

Supervisão

Representante do UNODC no Brasil

Idiomas necessários

Português e Inglês

Local de atuação

Brasília – DF

Prazo para candidaturas

Até 23h59 (horário de Brasília) do dia 03 de novembro de 2024    

 

Objetivo

Conduzir processo de seleção de pessoa para assumir o posto de Assistente de Representação, em conexão ao Escritório das Nações Unidas sobre Drogas e Crime (UNODC) no Brasil.

Contexto organizacional

O Escritório das Nações Unidas sobre Drogas e Crime (UNODC) implementa medidas que refletem as três convenções internacionais de controle de drogas e as convenções contra o crime organizado transnacional e contra a corrupção.

O Escritório das Nações Unidas sobre Drogas e Crime (UNODC) trabalha em parceria com o Governo brasileiro desde 1991, no marco das prioridades nacionais na prevenção do crime, no problema mundial das drogas tanto à oferta quanto à demanda e no combate à corrupção.

O trabalho do UNODC é baseado nas seguintes áreas de atividade:

  • Trabalho normativo para apoiar a ratificação e implementação de tratados internacionais
  • Pesquisa e análise para ampliar o conhecimento e estabelecer estratégias com base em evidências
  • Assistência técnica e cooperação internacional para fortalecer capacidades

Sob a orientação e supervisão direta do/a Representante do UNODC no Brasil, a pessoa Assistente de Representação será responsável por assessorar a área de Representação e auxiliar na comunicação interna do escritório, para permitir uma implementação eficiente dos projetos e garantir o bom funcionamento do escritório.

 

Principais atribuições e objetivos esperados

A pessoa que assumir o posto de Assistente de Representação desempenhará as seguintes funções:

  • Fornecer apoio administrativo/secretarial ao/à Representante do UNODC no Brasil.
  • Garantir a comunicação eficaz e eficiente e o fluxo de informação entre Representante e o pessoal do UNODC Brasil, consultores, autoridades governamentais, embaixadas, a Equipe das Nações Unidas no País (UNCT – United Nations Country Team).
  • Manter, organizar, atualizar e monitorar diariamente o calendário do/a Representante do UNODC Brasil.
  • Monitorar correspondência e documentação recebida e enviada.
  • Manter um sistema de acompanhamento de correspondências e convites.
  • Garantir a adesão ao protocolo apropriado e às diretrizes do manual editorial da ONU ao se comunicar com o governo brasileiro, parceiros externos e colegas da ONU.
  • Escrever de forma clara e eficaz, adaptando o estilo e o conteúdo aos diferentes públicos; responder ou redigir e-mails e correspondência e tomar as medidas necessárias; editar e formatar documentos de escritório e relatórios em geral.
  • Preparar a correspondência enviada para assinatura do supervisor, autorização e outras ações necessárias de outros funcionários. Garantir que a correspondência atenda a padrões de alta qualidade e seja precisa e alinhada aos procedimentos estabelecidos, antes de ser assinada pelo/a Representante do UNODC Brasil.
  • Manter sistemas de arquivo eletrônico de correspondência e documentação relevante atualizados (SharePoint/rede e número de referência/UniteDocs), bem como documentos físicos.
  • Orientar os novos funcionários sobre procedimentos e práticas relevantes de correspondência, protocolo e representação e fornecer assistência geral ao pessoal do escritório, conforme necessário.
  • Preparar tradução de/para inglês e português.
  • Fazer a triagem e responder a ligações telefônicas e solicitações externas recebidas, inclusive da caixa de entrada do e-mail geral do UNODC Brasil.
  • Manter os contatos oficiais e as listas de discussão temáticas do UNODC atualizados e organizados, mantendo todos os dados de contato de funcionários governamentais de alto nível, parceiros do UNODC, corpo diplomático, etc.
  • Organizar e coordenar reuniões internas e externas, preparar agendas e atas, pontos de discussão, discursos para cerimônias de abertura, arquivos de briefing, discursos e outros materiais relevantes, garantindo o acompanhamento das ações planejadas. Prestar apoio administrativo e de secretariado durante estas reuniões, receber convidados nas instalações do escritório, preparar a sala de conferências e salas de reuniões, preparar material relevante para as reuniões.
  • Garantir um fluxo eficaz de comunicação entre a sede do UNODC, outros escritórios locais do UNODC, agências da ONU, governos e parceiros a todos os níveis, utilizando competências interpessoais para estabelecer redes de forma eficaz. Garantir um fluxo de informação suave e eficiente dentro do escritório e das unidades; preparar e processar informações confidenciais; auxiliar no desenvolvimento de sistemas e procedimentos administrativos de escritório.
  • Auxiliar nos preparativos logísticos relacionados à organização/participação do/a Representante do UNODC Brasil em reuniões, seminários, missões, conferências, workshops, eventos em geral, organizando viagens, dentro e fora do país, transporte, hospedagem em hotéis, aluguel de carros, reuniões, compromissos, elaboração da agenda e auxiliar o/a Representante com ampla quantidade de informações, para ajudá-lo/a a realizar uma missão mais segura, menos demorada e eficaz.
  • Auxiliar as missões de alto nível (visitantes) em viagens, vistos, protocolo e providências relacionadas.
  • Participar e/ou contribuir efetivamente em atividades em equipe, demonstrando comportamento aberto e cooperativo.
  • Desenvolver soluções criativas para situações particularmente desafiadoras, analisando situações e problemas de forma cuidadosa e lógica, levando a recomendações práticas e baseadas em fatos.
  • Encaminhar assuntos não recorrentes e assuntos sensíveis às respectivas unidades.
  • Auxiliar na coleta e análise de dados, bem como na preparação de apresentações de dados e relatórios para compartilhamento de informações, resposta a dúvidas, gestão de conhecimento, planejamento e tomada de decisões.
  • Executar outras tarefas relacionadas ao trabalho, conforme necessário.

Indicadores e avaliação de performance

O trabalho da pessoa selecionada para o posto será avaliado a partir da capacidade e qualidade em realizar as atribuições e objetivos indicados na seção acima. Em seus dois primeiros meses de trabalho, será realizada reunião com seu supervisor direto, com a finalidade de alinhar essas atribuições e quaisquer outros resultados esperados. O momento será utilizado também para familiarizar a pessoa contratada com os mecanismos e critérios de avaliação de performance. Reuniões subsequentes, a cada dose meses, serão feitas para discutir e avaliar o progresso feito. Decisões sobre possíveis renovações contratuais poderão ser tomadas a partir dos insumos vindos dessas reuniões.

Competências necessárias

  • Integridade;
  • Profissionalismo;
  • Respeito à diversidade/igualdade de gênero;
  • Trabalho em equipe;
  • Planejamento e organização;
  • Comunicação;
  • Atenção e conhecimento tecnológico;
  • Responsabilização (accountability);
  • Criatividade;
  • Orientação para o cliente;
  • Comprometimento com aprendizado contínuo.

 

Qualificações

Obrigatórias

  1. Pós-Graduação concluída (lato ou stricto sensu) nas áreas de Secretariado, Administração, Relações Internacionais, Ciências Sociais, Comunicação ou áreas correlatas ou 4 anos adicionais de experiência para além do requerido na qualificação abaixo;
  2. Experiência profissional de 5 (cinco) anos relevante para o posto;
  3. Fluência em português e inglês;
  4. Nacionalidade brasileira ou autorização legal para trabalhar no Brasil.

 

Diferenciais

  • Experiência de assessoria a alta gestão;
  • Experiência profissional no sistema das Nações Unidas;
  • Domínio do espanhol.

 

Como se aplicar para o posto

Pessoas interessadas terão até 23h59 (horário de Brasília) do dia 03 de novembro de 2024 para:

  1. Enviar carta de motivação e formulário P11 para o e-mail unodc-brazil.recrutamento@un.org com o assunto “Assistente de Representação – [NOME DA PESSOA]”.
    1. A carta de motivação deverá ter no máximo 1 página. O arquivo deverá ser nomeado de acordo com o seguinte modelo: “Carta - seu nome e seu sobrenome”;
    2. O formulário P11 deverá ser enviado necessariamente seguindo a versão do documento que pode ser encontrada clicando aqui;
    3. O formulário P11 deve ser preenchido por completo e assinado ao final. O arquivo deverá ser nomeado de acordo com o seguinte modelo: “P11 - seu nome e seu sobrenome”.
  3. Responder o formulário de inscrição que pode ser acessado clicando aqui.

Dentre as candidaturas válidas de acordo com as qualificações obrigatórias, uma lista curta de pessoas que melhor pontuem conforme as qualificações diferenciais serão convidadas a participar de avaliação de conhecimentos e de entrevista, em dias e horários a serem posteriormente sugeridos e informados pelo UNODC.

Observações finais

Confirmações de recebimento de inscrições não poderão ser disponibilizadas.

Apenas as pessoas qualificadas para as fases de avaliação de conhecimento e de entrevista serão contatadas. Caso não receba comunicação nossa em até 60 dias após o prazo de inscrições, considere que sua candidatura foi desqualificada no processo.

Este posto requer dedicação exclusiva a suas funções. Quaisquer intenções de acumular outras atividades com o posto a que se refere esta seleção deverão ser notificadas ao UNODC, cabendo a esta organização em conjunto com outras instituições pertinentes definir se admitem a sobreposição de trabalhos. Isto se aplica para atividades remuneradas e não remuneradas.

Nas Nações Unidas, a consideração primordial no recrutamento e contratação de funcionários é a necessidade de garantir os mais altos padrões de eficiência, competência e integridade, levando em consideração a diversidade geográfica. Todas as decisões de emprego são tomadas com base nas qualificações e nas necessidades organizacionais. As Nações Unidas estão comprometidas em criar um ambiente diverso e inclusivo de respeito mútuo. As Nações Unidas recrutam e empregam funcionários independentemente de identidade de gênero, orientação sexual, raça, religião, cultura, etnia ou deficiência. Pode ser fornecida acomodação razoável para pessoas candidatas com deficiência para apoiar a participação no processo de recrutamento, quando solicitado e indicado na inscrição.

O UNODC está empenhado em alcançar a diversidade da força de trabalho em termos de gênero, nacionalidade e cultura. Os indivíduos de grupos minoritários, grupos indígenas e pessoas com deficiência são igualmente encorajados a se candidatar. Todas as candidaturas serão tratadas com a mais estrita confidencialidade.

O UNODC não tolera exploração e abuso sexual, qualquer tipo de assédio, incluindo assédio sexual, e discriminação. Todos as candidaturas selecionadas serão, por conseguinte, submetidas a rigorosos controles de referência e de antecedentes.

O Secretariado das Nações Unidas está comprometido em alcançar equilíbrio de gênero 50/50 em sua equipe. Por este motivo, candidatas são fortemente encorajadas a se aplicar a esta posição.